Конечники VS канцелярщики: часть II

Наталия Егменова, административный директор ЗАО «Страховая группа «УралСиб»: «Основная проблема всех канцелярщиков - это их неготовность или нежелание быстро подстраиваться под клиента»

- Как часто (раз в месяц, в квартал) Вы закупаете канцелярско-офисную продукцию для нужд Вашей компании? Какая обычно это продукция и какие примерно объемы закупок?

 - В нашей компании в 2013 году был реализован проект по оптимизации и централизации обеспечения канцелярскими товарами. В рамках данного проекта мы перешли на квартальную закупку. Самый большой объём, конечно, приходится на бумагу и файлы для документов. Именно они являются одной из составляющей основного продукта страховой компании - договора страхования. Так как речь идет о региональной сети, а это более 60-ти филиалов по России, не везде есть возможность хранить квартальные запасы бумаги, допускается ежемесячный заказ. Но это, повторюсь, касается только бумаги.

- Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных канцелярских магазинах, в Интернет-магазинах? Какие преимущества Вы видите в выбранной Вами схеме поставки?

- Мы работаем с одним из крупнейших оптовых поставщиков, который обеспечивает нашу компанию не только канцелярским товарами, но и товарами хозяйственного назначения. В розницу мы ничего не покупаем, что также стало результатом централизации. Централизованная поставка в первую очередь даёт возможность контролировать объёмы заказов, их соответствие принятой в компании номенклатуре товаров, а также оплату.

- Объявляете ли Вы конкурс на поставку товаров или предпочитаете работать с уже проверенной компанией?

- Как уже говорилось, основой всего является централизация. Поэтому при выборе поставщика основным критерием являлись возможности поставщика обеспечить нам централизованную поставку в наши филиалы, а не только в центральный офис, который находится в Москве. К сожалению, при выборе контрагента, мы столкнулись с некоторыми сложностями. Большая часть поставщиков изначально заверяют в своей готовности поставлять канцелярию во все наши точки. Однако в дальнейшем всё сходится к тому, что предлагается начать с пары-тройки филиалов недалеко от Москвы и посмотреть, как пойдёт…Один из крупнейших и известнейших оптовых и розничных поставщиков страны изначально нас заверил, что сможет предложить нам услугу в интересующем нас формате. Но при детальной работе в этом направлении мы столкнулись с крайне странной и неожиданной позицией, которая больше создавала нам проблемы, чем оптимизировала имеющиеся процессы. Мы рады, что на рынке все-таки оказалась компания, которая смогла предложить  нам интересующий нас формат.

В стране сейчас очень много компаний, имеющих большую региональную сеть. В текущей экономической ситуации всё более актуально встает потребность если не в централизации, то хотя бы в контроле затрат. Думаю, компаниям-поставщикам нужно обратить на это внимание и начать работать в этом направлении.

- Какие ключевые требования Вы предъявляете к поставщику?

- Централизация, конечно, звучит красиво, но этот процесс должен быть эффективным не только с экономической точки зрения. Поэтому для нас важно, чтобы сам процесс заказа товара был максимально прозрачен и прост. Это адекватная цена на товар. Также важно, отсутствие ограничений в объеме. Очень важна способность поставщика обеспечить форс-мажорные поставки и без предоплаты. Это способность поставщика «держать» цены на товар.

- А что может подвигнуть Вас сменить поставщика, даже если учесть уже отработанную схему закупки?

- Повышение цены или резкое падение качества. Под словом «качество» имеется в виду в первую очередь качество оказываемых услуг, так как в отношении товара мы имеем чёткую и фиксированную номенклатуру. Конечно, это соблюдение сроков поставки, соответствие перечня заказываемого товара фактически поставляемому, изменение условий в процессе сотрудничества, низкая квалификация персонала на всех этапах.

Даже такая первостепенная задача, как централизация, может быть отодвинута на второй план, если начнутся вышеперечисленные проблемы.

- Не секрет, что почти 95% продукции выпущено в Китае, даже если это известнейшие бренды. Довольны ли Вы нынешним качеством канцелярско-офисной продукции? По Вашему опыту, лучше или хуже становится качество с течением времени?

- Сегодня на рынке очень большой выбор. Всегда есть возможность найти достойные варианты, где соотношение цена-качество удовлетворяет нашим потребностям.

- Важен ли для Вас при оформлении заказа бренд, или это не принципиальный вопрос – какой фирмы ручки, калькуляторы, бумага и т.д.? Что влияет на выбор?

- На  определённый товар да, бренд важен, например, на калькуляторы. В своей практике я часто иду от противного. Я знаю, что мы заказывать не будем никогда. Есть товары прекрасного качества, но мы не будем их заказывать, потому что они слишком дорогие. Есть товары по привлекательной цене, но их качество не позволяет даже рассматривать их, как возможные варианты для закупки. Если нет жесткой номенклатуры и компания небольшая, можно дать возможность сотрудникам самим выбрать для себя канцелярские товары в рамках бюджета. Но в основном я руководствуюсь уже наработанным опытом и знаниями. Они и формируют выбор, в котором, конечно, есть фавориты и есть аутсайдеры.

- Довольны ли Вы качеством обслуживания и если нет, что именно Вас не устраивает в работе канцелярщиков?

- Основная проблема всех «канцелярщиков», это их неготовность или нежелание быстро подстраиваться под клиента. В текущей экономической ситуации требования к обеспечению в компаниях может меняться, что может за собой повлечь и изменения схемы поставки канцелярии. Вот здесь, как правило, и начинаются сложности.

Еще одна проблема - это IT-ресурс компаний. Их часто просто нет, а если и есть, то с ними бывают проблемы, которые дорабатываются в процессе сотрудничества. Я имею в виду не просто сайт компании как визитную карточку или витрину, а сайт с личным кабинетом клиента и  сервисом заказа товара в кабинете, отслеживанием текущего статуса заказа.

- С какими проблемами Вы сталкиваетесь чаще всего, например, это срыв сроков поставки, низкое качество, сложности при оформлении заказов, неоправданно высокая цена, отсутствие товара, неудовлетворительная работа поставщика с закрывающими документами и так далее?

- Неудовлетворительная работа поставщика с закрывающими документами. И, как говорилось выше, проблема работы ИТ-ресурса как сервиса. Еще один момент, но он, скорее, из разряда забавных. У поставщиков есть явная проблема соотношения размера товара и упаковки, в которой товар к нам поставляется. Вот сколько я работаю в своей профессиональной отрасли, столько сталкиваюсь с этим. Пару маленьких ластиков могут прийти в коробке, в которою можно положить штук пять-шесть калькуляторов.  А несколько упаковок файлов и уголков будут просто втиснуты в коробку явно не по размеру.

- Если говорить в целом, насколько насыщен канцелярский рынок товарами и непосредственно компаниями-участниками? Достаточен ли уровень конкуренции?

- Если говорить о Москве, то да, насыщен. Но даже здесь есть основные игроки рынка, которые не всегда ориентированы на клиента. В регионах всё гораздо сложнее.

- Влияет ли маркетинговая и рекламная активность канцелярских компаний на ваш выбор бренда или компании-поставщика? Вообще активны ли в этом смысле канцелярщики?

- Нет, они не активны. Просто привозить в офисы свои каталоги и пускать немного рекламы - этого недостаточно.

- Вы предпочитаете российских или западных производителей?

- Не секрет, что почти 95% ее произведено в Китае…))

- На каких товарах Вы не экономите?

- Для первых лиц компании.

- Спасибо за Ваши ответы.

Александр Пахмутов, административный менеджер ЗАО «МегаЛабс», (дочернее предприятие ОАО «МегаФон»)

- Как часто (раз в месяц, в квартал) Вы закупаете канцелярско-офисную продукцию для нужд Вашей компании? Какая обычно это продукция и какие примерно объемы закупок?

- Покупаем часто, три-четыре раза в месяц. Следим за постоянным наличием определенного набора позиций в специальных шкафчиках, которые размещены в нескольких местах на территории офиса. Сотрудники «МегаЛабс» имеют постоянный, свободный доступ к шкафчикам и выбирают те товары, которые им необходимы.

Александр Пахмутов, административный менеджер ЗАО «МегаЛабс», (дочернее предприятие ОАО «МегаФон»: "У меня есть определенные требования к поставщику, они простые: оперативная поставка товара, в 1 день, гибкость по отношению к клиенту, персональный менеджер всегда на связи".

Объемы..? Все относительно. Стараемся на счастье внутреннего клиента не экономить и не загонять в рамки нормативов.

- Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных канцелярских магазинах, в Интернет-магазинах? Какие преимущества Вы видите в выбранной Вами схеме поставки?

- Заказываем в Интернет-магазинах. Преимущества заказов в Интертет: это простая и удобная форма заказа, быстрая доставка. «Сканы» счетов получаю сразу в электронном виде, то есть могу сразу провести оплату, не дожидаясь оригиналов документов.

- Объявляете ли Вы конкурс на поставку товаров или предпочитаете работать с уже проверенной компанией?

- Мы 100%-ная дочка ОАО «МегаФон» и всегда участвуем в конкурсах, которые проводит наша родительская компания. Радует то, что в этих конкурсах, наряду с другими, принимают участие проверенные компании.

- Какие ключевые требования Вы предъявляете к поставщику?

- У меня есть определенные требования к поставщику, они простые: оперативная поставка товара, в 1 день, гибкость по отношению к клиенту, персональный менеджер всегда на связи.

- А что может подвигнуть Вас сменить поставщика, даже если учесть уже отработанную схему закупки?

- Мы всегда открыты к предложениям, нет предела совершенству и улучшению отработанной схемы.

- Не секрет, что почти 95% продукции произведено в Китае даже если это известнейшие бренды. Довольны ли Вы нынешним качеством канцелярско-офисной продукции? По Вашему опыту, лучше или хуже становится качество с течением времени?

- Мы всегда тщательно выбираем товары, закупаем единицы, прежде, чем проводить основную закупку. Главным критерием является качество товара, удобство использования, его безопасность во всех смыслах, цена тоже важна, но не является единственно-определяющим фактором.

- Экономические эксперты, Правительство России сделали не самый благоприятный прогноз развития экономики России на 2014 год, что приведет к снижению покупательской способности. В связи с этим, планируете ли Вы сокращение объемов закупок в 2014 году канцелярско-офисных товаров? Насколько они снизятся в процентном соотношении?

- Конечно, мы постараемся максимально оптимизироваться, удалить «жирок», подобрать излишки, но основные позиции останутся и будут всегда. Вероятнее, мы постараемся пересмотреть существующие договоренности с поставщиками, для достижения взаимовыгодных условий и сохранения существующих объемов потребления.

- Еще один неблагоприятный фактор – ослабление рубля, усиление доллара и евро. Как известно, основной объем канцелярско-офисной продукции компании закупают за рубежом. В связи с усилением иностранной валюты можно прогнозировать и рост цен на закупаемую Вами продукцию уже у российских дистрибьюторов. Планируете ли Вы перейти в режим экономии закупок товаров для офиса или, наоборот, в целях компенсации роста цен Ваша компания пойдет на увеличение бюджета?

- Не готов к подобным комментариям от лица всей компании. Могу сказать точно, что на данный момент Административное направление нашей компании подобные решения не обсуждало.

- Важен ли для Вас при оформлении заказа бренд, или это не принципиальный вопрос – какой фирмы ручки, калькуляторы, бумага и тд? Что влияет на выбор?

- Определенно, бренд влияет на выбор, ибо бренд говорит о качестве (либо его отсутствии), часто бренд может рассказать и о примерной стоимости товара.

- Довольны ли Вы качеством обслуживания и если нет, что именно Вас не устраивает в работе канцелярщиков?

- Я доволен. Все отрицательные моменты сглаживаются и решаются очень оперативно.

- С какими проблемами Вы сталкиваетесь чаще всего в своей работе, например, это срыв сроков поставки, низкое качество, сложности при оформлении заказов, неоправданно высокая цена, отсутствие товара, неудовлетворительная работа поставщика с закрывающими документами и так далее?

- Часто отсутствует необходимое количество. Редко, но все же допускаются ошибки в закрывающих документах.

- Если говорить в целом, насколько насыщен канцелярский рынок товарами и непосредственно компаниями-участниками? Достаточен ли уровень конкуренции?

- Думаю, что рынок более чем насыщен. А вот о достаточности конкуренции говорить сложно, сколько процентов рынка у «Комуса»? 60%-70%? Понятно, что много лет назад в нужный момент они заняли пустую нишу, но они ее заняли и уверенно там себя чувствуют. А вот на оставшиеся 30%-40% приходится вся конкуренция.

- Влияет ли маркетинговая и рекламная активность канцелярских компаний на ваш выбор бренда или компании-поставщика? Вообще активны ли в этом смысле канцелярщики?

- Определенно, реклама влияет. Но при этом, думаю, они недостаточно активны.

- Вы предпочитаете российских или западных производителей?

- Нет четкой позиции.

- На каких товарах Вы не экономите?

- Стараемся обеспечить внутреннего клиента всем необходимым. Все заявки рассматриваем индивидуально. Если есть обоснованная бизнес-необходимость, тогда вопрос  экономии не ставится.

- Спасибо за Ваши ответы.

Дмитрий Мотыльков, главный редактор портала «Сегмент.ру»

в сотрудничестве с НП "Объединение административно-хозяйственных профессионалов"

Читайте также:

"Конечники" прошлись по "канцелярщикам"

Корпоративные заказчики «Рено», «Фольксваген», «Хенкель» о канцелярском мире: часть III