Корпоративные клиенты Кока-Кола, Sanofi и Bryanston о своей работе: часть IV

Сегодня наши собеседники члены НП "Объединение административно-хозяйственных профессионалов" Алла Николаевна Ноздря, административный менеджеро компании консалтинговой компании Bryanston CIS, Дарья Сергеевна Коганова, руководитель Административного отдела ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» и Татьяна Васильевна Парамонова, специалист по административно-хозяйственной деятельности, международной фармацевтической компании Sanofi.

Алла Ноздря, административный менеджеро компании консалтинговой компании Bryanston CIS	Дарья Коганова, руководитель Административного отдела ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»	Татьяна Васильевна Парамонова, специалист по административно-хозяйственной деятельности, международной фармацевтической компании Sanofi

1. Расскажите, пожалуйста, о своем опыте в административно-хозяйственной деятельности.

Ноздря Алла Николаевна, Bryanston CIS:

- Опыт работы в административной деятельности довольно большой. Начинала я с финансовой позиции в Ситибанке, затем перешла на позицию персонального ассистента в ЗАО «КПМГ» (KPMG). Затем был период работы в стратегическом консалтинге- компании Бостон Консталтинг Групп (BCG).

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Мой опыт начался с работы на ресепшен, затем я стала ассистентом административного отдела и, в процессе ежедневной работы, поняла, что мне близка эта область. Вскоре я заняла позицию офис-менеджера в одной из крупнейших европейских компаний, которая многое делает для того, чтобы сделать офис уютным и комфортным для работы. То есть, всегда есть какие-то новые проекты, улучшения и изменения, цель которых – преобразование офиса в соответствии с ожиданиями сотрудников.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- Я начала свою карьеру в должности офис-менеджера с 2004 года, в телекоммуникационной Компании «Голден Телеком». Будучи студенткой четвертого курса, я оценила этот старт, как большую удачу и возможность развиваться в рамках крупной Компании, занимающей лидирующие позиции на российском рынке. Мне поручили небольшой, но стратегически важный офис, с которого началось мое знакомство с административно-хозяйственной деятельностью. Чем больше я узнавала о бизнесе и о правилах обслуживания внутренних клиентов, тем больше меня увлекал этот многофункциональный, полный многозадачности и чрезвычайной активности блок управления. Выстраивание взаимоотношений, удовлетворенность внутренних клиентов и обратная связь руководства, мотивировали меня на дальнейшее профессиональное развитие, покорение новых высот и внедрение инноваций.

Анализируя свою деятельность и результативность, прислушиваясь к мнению опытных специалистов и прогнозируя потребности внутренних клиентов, я определила для себя основные цели и задачи административно-хозяйственного отдела:

-АХО – это фундамент бизнеса, прочность и надежность которого напрямую влияет на прибыль Компании. Деятельность АХО распространяется на каждого участника бизнес-процесса, т.е. на персонал. И в случае неблагоприятной атмосферы на рабочем месте, отсутствия комфортных условий и ежедневного сервиса - результативность персонала резко снижается. Поэтому, на мой взгляд, утверждение, «АХО не зарабатывает, а только тратит» является не справедливым.

Приведу цитату из известного фильма «Вокзал для двоих»: «Дорогой пассажир, железная дорога - это точность, это комфорт, это чистота. Это тебе не просто мусор убирать». Действительно, очень краткое и четкое описание, которое можно применить и к деятельности АХО. АХО – не имеет четких границ для распространения своей деятельности и функционала внутри Компании. Этому блоку может подчиняться не только секретариат или инженерный отдел, но и целые департаменты, такие как информационные технологии или финансы. Бывают случаи, что и отдел по работе с персоналом входит в состав административного блока. Поэтому, для каждого специалиста АХО результативность и профессиональное развитие имеют все шансы на создание внутренней корпорации: структурного слияния и поглощения.

Многие из вас наверняка слышали в свой адрес такие отзывы: «И как у Вас все получается? Проблемы настолько разнообразны и сложны, могут возникнуть единовременно и в самых неожиданных местах. Как же ловко Вы справляетесь со всеми задачами! Ведь каждый день что-то случается…».

Скорее всего, многие из Вас воспримут такие отзывы, как похвалу или даже наивысшую оценку Вашей деятельности. При этом комментарии «и чем же Вы там занимаетесь? Сидите в своих кабинетах, Вы вообще в офисе бываете?» могут понизить Вашу самооценку. Под таким давлением многие специалисты АХО начинают создавать эффект бурной деятельности: работать в постоянном цейтноте и даже, сами того не желая, разводить панику в коллективе. Именно такой результат приводит к полному отсутствию организованности, хаосу и полному разрушению системы. Каждый специалист АХО должен уметь планировать, анализировать и предвидеть на три шага вперед! Выстраивать системный подход в любом направлении своей деятельности и ежедневно работать под лозунгом «Если Вы нас не замечаете, значит все хорошо!».

Спустя полтора года, удача вновь улыбнулась, и меня перевели в штаб-квартиру Компании. Именно там я продолжила свою деятельность, руководствуясь вышеперечисленными принципами. На этот раз география моей деятельности значительно выросла. Вместо офиса в 150 человек, я получила в свое управление стопроцентный прирост, а именно 2 тыс. сотрудников и более 15 тыс. кв.м. офисных площадей. Но как говориться: «Трудно с тремя, а когда трёх научишься организовывать, дальше число уже не имеет значения».

В 2008 году Компания интегрировалась и начала работать под брендом «Билайн». Получив достаточное количество опыта в условиях слияния и поглощения, выстраивания новых бизнес-процессов, оптимизации структуры деятельности, я решила попробовать себя в другом направлении бизнеса, с европейскими схемами и их адаптацией в условиях разноплановой и мультикультурной России. В 2011 году я получила предложение на должность Руководителя административного отдела от Компании «Coca-Cola Hellenic», с которой сотрудничаю по настоящее время…

2. Что входит в круг Ваших обязанностей?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- В настоящий момент я являюсь административным менеджером, а также ассистентом Управляющего директора небольшой консалтинговой компании Брайнстон СиАйЭс (Bryanston CIS). Компания занимается разного рода услугами: консультационными в сфере металлургии, природных ресурсов, частными инвестициями, а также помогает клиентам привлекать заемные средства. География Bryanston Resources довольна широка, мы представлены практически во всех странах, где есть природные ресурсы, в частности в Германии, Великобритании, ЮАР, Швейцарии, Израиль, Китай, Индия.

Московский офис активно развивается, общее число сотрудников составляет примерно 10 человек, но мы постоянно расширяемся.

В виду того, что компания новая и небольшая, то функционал административного менеджера выходит за рамки привычных представлений о позиции офис-менеджера и сугубо хозяйственных дел. Мои ежедневные задачи включают все юридические (от приема на работу до проверки всех договоров, в том числе с поставщиками, а также всех клиентских), финансовые (будь –то планирование бюджета или контроль за внутренней отчетностью), HR (трудовые договоры, прием на работу, увольнения, расчеты и зарплаты, набор персонала), поддержка офиса – заказ мебели, канцелярии, техники; контроль за поставщиками и счетами, клинигом, оформление виз и заказ гостиниц; а также при необходимости мониторинг календаря руководителя и помощь в организации клиентских встреч и семинаров.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Я координирую работу клининговой и технической службы, занимаюсь обеспечением офиса водой, кофе, продуктами, мебелью, кухонной утварью и техникой, отвечаю за подготовку визитов руководства из штаб-квартиры, контактирую с арендодателем офиса в Москве и 4-х офисов в регионах, контролирую работу флористов, озеленение офиса, участвую в организации корпоративных мероприятий. Коротко говоря, я работаю волшебником. Мне нравится делать пребывание в офисе комфортнее, а коллег – счастливее.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- На сегодняшний день в основной круг моих обязанностей входит:

- Организация работы офиса с "0"

- Управление тендерными проектами на закупку: услуг, поставки, аренды, ремонта, и эксплуатационного обслуживания офисов.

- Разработка Инструкций, Политик и Процедур Административного отдела

- Планирование и исполнение бюджета, контроль затрат, отчетность

- Управление персоналом

- Подготовка и организация корпоративных мероприятий

- Обеспечение мобильной связью, организация корпоративного питания для сотрудников

- Управление прочими административных вопросами (урегулирование споров, аудит, соблюдение норм охраны труда, медосмотр, пожарная безопасность, пропускной режим, пр.).

3. Какое образование Вы получили?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- У меня классическое гуманитарное образование- исторический факультет МГУ, специализация международные отношение. В данным момент я также завершаю написание диссертации в ИМЭМО, РАН в секторе политики.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- У меня два высших образования. Первое – лингвистическое, второе – в области рекламы.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

В 2006 году окончила Российский государственный аграрный университет им. К.А Тимирязева, по специальности педагог. В 2012 году получила второе высшее образование в Московской академии предпринимательства при правительстве Москвы, факультет Внешнеэкономической деятельности.

4. Откуда Вы получаете специальные знания, которые касаются Вашей профессиональной деятельности?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- В России на данный момент не существует профессионального образования, готовящего специалистов для работы в административно-хозяйственной сфере. В основном, знания приходят в процессе работе. Возможно, наличие курсов повышения квалификации могло бы способствовать расширению профессиональных знаний, а также делало работу более эффективной.  По опыту своих друзей знаю, что в административной сфере работают люди в основном с гуманитарным образованием. Мне по работе довольно часто приходится сталкиваться с финансовыми вопросами: бюджет, отчетность, налоговые риски и пр. Свою квалификацию я повышаю с помощью он-лайн курсов www.coursera.org, где собрана довольно большая база всевозможных курсов лучших университетов мира.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Я посещаю тематические встречи и семинары, читаю «Административный директор» - это отличный источник информации, а когда посещаю другие офисы, стараюсь подробнее их изучить и почерпнуть что-то новое, как бы «примерить» на себя.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- На мой взгляд, обмен опытом - самый лучший способ развиваться профессионально. У меня имеется достаточно широкий круг знакомых и коллег из административной сферы, поэтому, в первую очередь, я стараюсь не терять контакт именно с ними. Также, ежегодно посещаю развивающие тренинги и семинары по общему менеджменту, финансам, английскому языку и пр. В том числе, проходила специализированные курсы, такие как: «руководитель АХО», «ораторское искусство» и «современная фотография».

5. Какими своими достижениями в профессиональной сфере Вы гордитесь?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- Мне было очень приятно принять предложение на мою текущую позицию, в виду того, это большая ответственность, а также огромное доверие. Мы открывали компанию с нуля, когда даже само помещение было не полностью подготовлено. Начиная с дизайна мебели, подбора персонала, организации всех юридических моментов от открытия счета и регистрации компании, поиск поставщиков, все это заняло несколько месяцев. Видя сейчас полностью функционирующий офис, сложно представить насколько не просто было организовать слаженность его работы. Результат моего труда- это моя гордость.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Я горжусь повышением показателей ежемесячного аудита чистоты в офисе и уровнем удовлетворённости внутренних клиентов, согласно проводимым опросам. Когда люди с удовольствием приходят в офис – это лучшая мотивация.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- Со слов работодателей, я бы выделила основной «конек», который помогал мне зарабатывать корпоративный имидж. Это способность к оптимизации административных процессов на базе специфики бизнеса Компании (заставить работать то, чего не было или развалилось) и качественная организация крупных офисных переездов. Думаю, было бы правильнее гордиться тем, что при огромном комплексе задач, удается сохранять качество и стабильность всех этих процессов.

6. В апреле 2014 года было создано профессиональное сообщество специалистов административно-хозяйственной деятельности, в которое Вы вступили. Какие перспективы Вы видите в создании этого сообщества? Какие задачи оно может решить?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- Идея создания профессионального сообщества административных специалистов уникальна. Мне очень импонирует тот факт, что данные встречи действительно способствуют обмену опытом между профессионалами, а также позволяют узнать о каких-то новых решениях тех или иных ежедневных задач, которые зачастую кажутся сложными и нестандартными. Основная задача общества, на мой взгляд- это избавиться от того информационного вакуума, который сейчас существует в данной области. АХП создает площадку для встреч и обсуждений насущных вопросов, возникающих в работе каждого специалиста. Очень часто в работе действительно не хватает совета коллеги, который уже мог столкнуться с подобной проблемой и знает эффективное решение.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Для меня вступление в это сообщество – прежде всего возможность обмена опытом, общения с профессионалами из крупных компаний и возможность быть в курсе последних событий, новшеств и тенденций в административно-хозяйственном управлении.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- Я безгранично рада, что нашелся человек, собравший команду, задавший старт этому грандиозному проекту. Перспектив для сообщества вижу бесчисленное множество. В первую очередь - это удобство для единомышленников, в котором каждый участник может, как обмениваться опытом, так и получать сводную информацию об изменениях и тенденциях развития сферы его профессиональной деятельности, не обращаясь к различным и недостоверным источникам.

7. Какие цели и задачи, которые ставит перед собой профессиональное сообщество, на Ваш взгляд, являются первостепенными?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- Основной целью сообщества, как мне кажется, является именно образовательная. АХП - эффективный инструмент для расширения знаний, связей и знакомств с коллегами и потенциальными поставщиками. Все это безусловно, важно и необходимо в работе.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Важны все цели, обозначенные Партнёрством: образовательная, управленческая и культурная. Я думаю, необходим комплексный подход для их достижения.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- Несколько лет назад, получив педагогическое образование, когда я имела право считать себя специалистом, меня посетила мысль, что я не могу назвать свое дело профессией. На практике, все полученные мною знания используются, но мне также приходилось многому долго учиться, путем проб и ошибок. Поэтому, основной и базовой целью общества считаю создание института административных профессионалов, который сможет аккумулировать и развить навыки будущих специалистов.

8. Какой вклад в профессиональное сообщество Вы могли бы внести?

Ноздря Алла Николаевна, компания Bryanston CIS:

- Я как работник административно-хозяйственной сферы с радостью готова оказать любую информационную поддержку обществу, поделюсь опытом и с удовольствием узнаю об опыте коллег, который может быть полезен в работе.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Я с радостью поделюсь своим опытом с коллегами и готова общаться с поставщиками и партнёрами, принимать участие в опросах и интервью как представитель целевой аудитории.

Коганова Дарья Сергеевна, руководитель Административного отдела ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия":

- С большим удовольствием окажу любую информационную или техническую поддержку, которая сможет оказаться полезной обществу и его участникам для дальнейшего развития проекта.

9. Каким Вы видите «Объединение АХП» через 3 года, через 5 лет?

Ноздря Алла Николаевна, административный менеджер, компания Bryanston CIS:

- В виду того, как «Объединение АХП» стремительно развивается, я думаю, что через 5 лет помимо площадки для обсуждения профессиональных вопросов для специалистов, сообществу удастся обратить внимание Министерство образования РФ на необходимость подготовки кадров именно в этой сфере, и возможно, создать государственный вуз, специализирующийся непосредственно на деловом администрировании и управлении.

Также «Объединение АХП» обладает важнейшей базой качественной профессиональной информацией, необходимой в работе административно-хозяйственных директоров, и наверняка, будет способствовать подбору кадров на административные позиции.

Парамонова Татьяна Васильевна, компания Sanofi:

- Думаю, за это время удастся развить объединение, открыть филиалы в других городах, создать возможности для профессионального образования, подбора персонала, а так же площадку для совместных закупок и получения бонусов.

Коганова Дарья Сергеевна, «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:

- Через 3-5 лет я вижу мощный механизм, имеющий крупную материально-техническую базу, включающим в себя аффилированные структуры по всей России. Способную оказать не только информационную поддержку, но и помощь в трудоустройстве.

Материалы предоставлены НП "Объединение административно-хозяйственных профессионалов"

www.proffadmim.ru