Канцелярский минимум

Источник: "Контитент.Сибирь"

Любая современная компания активно пользуется электронными ресурсами. Но по-прежнему невозможно представить себе рабочий стол без ручки, карандаша, бумаги для заметок. От канцелярии как одного из основных инструментов офисного работника могут зависеть качество и удобство выполнения поставленных задач. Вполне понятно, что обеспечение сотрудника всем необходимым берет на себя работодатель.

Итак, какие именно канцтовары необходимы в современном офисе? Это всевозможные писчие принадлежности, бумага разных видов и различные сопутствующие товары — от клея и скрепок до компакт-дисков. «Наша компания закупает все необходимые для сотрудников канцтовары, — рассказывает начальник АХО ЗАО «ПРП «Новосибирскэнерго« Елена Уварова. — Так как предприятие очень большое и включает в себя отделы, занимающиеся различной деятельностью, наименования самые разные — от ручек, папок, календарей до директорских наборов. Номенклатура затрат планируется заранее в зависимости от заявок отделов». Лидер спроса в списке канцтоваров, безусловно, бумага — для принтеров, для заметок, писчая. Вариантов множество. «Для работы в офисе подходит бумага для принтера, а для типографской продукции специализированная — мелованная и дизайнерская, — объясняет руководитель полиграфии рекламного агентства «Дар 2000« Елена Жигулина. — Другие товары приобретаются в меньшем объеме, т. к. в основном работа выполняется на компьютере». Иногда стандартный набор канцелярских принадлежностей дополняется какими-либо специализированными товарами, например, сувенирной продукцией. «Кроме необходимых для сотрудников товаров, мы много тратим на специальные принадлежности для клиентов — ручки, папки, конверты, — которые идут отдельной статьей расходов», — говорит главный бухгалтер ООО «Жилфонд» Елена Машарова.

Доступная цена — практически главный критерий выбора. Значительно меньше внимания уделяется брэндам. На марку товара чаще смотрят для того, чтобы выяснить, подойдет ли товар к офисному оборудованию — факсу, принтеру. Проще всего вопрос выбора и приобретения решается, когда компания имеет постоянного поставщика канцелярских принадлежностей, который предоставляет для постоянных клиентов товары по условленной цене, необходимой марки и подходящего качества. «Помимо качества самой продукции, ее стоимости, при выборе партнера мы ориентировались на удобство работы с ним: удобство доставки, расчетов», — добавляет финансовый директор компании «Квартика: технология остекления» Владимир Черкашин.

Размер затрат на канцелярские принадлежности в компаниях различен. Он зависит от количества сотрудников и того, насколько работа компании связана с электронными ресурсами, значительно сокращающими затраты на канцелярские принадлежности. «На канцтовары наша компания тратит около 100 тысяч рублей в год. За последнее время в связи с ростом компании затраты несколько возросли«, — рассказывает референт ЗАО «Арко-аудит» Петр Черушников. «Затраты на канцелярию ежемесячно составляют порядка 30–40 тысяч рублей, — говорит Владимир Черкашин. — Впрочем, наша компания развивается, количество сотрудников растет, и, соответственно, затраты на различные офисные принадлежности увеличиваются. За последний год они возросли приблизительно на 20%».

Существует два способа быстро и эффективно найти ответ на вопрос, что именно необходимо сотрудникам компании. Одни фирмы считают удобным заранее составлять список необходимых товаров. Обычно это делают сами сотрудники, а потом заказы проверяются ответственным за покупку канцелярии. «Работники у нас сами выбирают то, что им нужно, и предоставляют список. Перед тем как заказать названные товары, оценивается, на сколько обоснованы их пожелания и соответствуют ли они реально необходимому для работы количеству канцелярии», — поясняет Елена Машарова.

Если фирма приобретает не слишком разнообразный набор канцелярских принадлежностей, то все необходимое покупается по мере надобности. «Мы закупаем в текущем режиме бумагу, ручки, — отмечает Елена Жигулина. — Если возникает срочная потребность в каком-либо виде товара, то его просто докупают отдельно». Компании, придерживающиеся такого способа пополнения запасов канцтоваров, уверяют, что он наиболее экономичен с точки зрения организационных затрат.