Клининг по оптимальной цене

Ольга Каненкова, директор по закупкам компании Schneider Electric, президент Ассоциации Профессионалов по управлению закупками: «Разошлите поставщикам специальный опросник, в котором будут отражены основные параметры отбора участников тендера».

Ни одна компания не может обойтись без этой услуги: и маленькие, и большие организации хотят работать в чистоте и порядке. Однако не всем с первого раза удается подобрать надежного провайдера. Ольга Каненкова, директор по закупкам компании Schneider Electric, президент Ассоциации Профессионалов по управлению закупками, рассказала журналу «Административный директор» о некоторых нюансах, знание которых поможет эффективно провести тендер и заключить договор с поставщиком клининговых услуг на максимально выгодных условиях.

Глобальный взгляд на услугу

Кто в компании чаще всего инициирует тендер на выбор поставщика клининговых услуг? По моему опыту — либо отдел закупок, либо внутренний клиент. Цель, которую преследует отдел закупок, — анализ клинингового рынка и условий сотрудничества с текущим поставщиком. У внутреннего клиента другие побудительные причины, они обычно связаны с новыми потребностями бизнеса: например, расширением или уменьшением компании, переездом или недовольством текущим поставщиком. Но кто бы ни был инициатором тендера и каков бы ни был повод, такой момент надо использовать, поскольку он дает возможность с позиции текущей рыночной ситуации глобально взглянуть на данную услугу.
Для Schneider Electric именно переезд стал тем поводом, который позволил эффективно обновить клининговые услуги. С 1993 года московский офис компании располагался в отдельном здании класса «В». В 2012 году было принято решение переехать в бизнес-центр класса «А». В новом бизнес-центре компания разместилась на 8000 кв. метров, а раньше занимала особняк площадью в 5000 кв. метров. Всего по Москве на начало 2012 года у нас насчитывалось порядка 12 тысяч кв. метров офисных помещений и 20 тысяч кв. метров складских. И на всех этих объектах работали абсолютно разные клининговые компании. Таким образом, по итогам тендера нам было необходимо не только повысить уровень услуг, так как компания переехала в офис классом выше, но максимально уменьшить количество клининговых поставщиков. Безусловно, наши сотрудники привыкли к текущим провайдерам и поначалу сопротивлялись: «Мы с тетей Машей 10 лет работаем, она ногу сломала, мы ее лечили, не отдадим!». Однако давить на жалость было бесполезно: перед отделом закупок была поставлена еще одна глобальная задача — существенно уменьшить затраты. Поэтому, собрав воедино все наши потребности, мы провели тендер, главной задачей которого было получение услуги клининга по оптимальной цене от одного провайдера с общим, максимально качественным подходом к уборке всех наших помещений, как офисных, так и любых других.

Техзадание на экспертизу

Первое, с чего мы начали, — составление техзадания для тендера. Определили типологию клиниговых закупок: один тип — уборка офисного помещения, второй — производственного помещения, третий — складского, четвертый — территории и прочего. Далее по каждому типу прописали структуру ценообразования и определили задания. Например, перечень работ по проведению комплексной уборки: чистка пылесосом грязесборных покрытий, уборка душевых кабин и раздевалок, комнаты охраны и серверной, влажная уборка твердых полов, бетона, кафеля и ПВХ, удаление точечных загрязнений, удаление пыли со столов и стульев, в том числе и с ножек, удаление пыли с мебели и предметов интерьера и многое другое.
На мой взгляд, при составлении техзадания важно максимально подробно расписать все, что от этого сотрудничества желает получить ваш внутренний клиент и к чему он привык. Но если таких знаний нет или вы в них не уверены, для решения этой задачи стоит привлечь внешнюю экспертизу. Ее можно как приобрести, так и просто «взять» у поставщиков, причем совершенно бесплатно. Проведя экспресс-мониторинг потенциальных провайдеров, вы всегда найдете компанию с сильной экспертизой. Для этого «упражнения» следует выбрать пять компаний приблизительно одинакового уровня, которые хорошо позиционируются на рынке, чьи услуги считаются не очень дорогими, но и не дешевыми, и начать с ними общаться: узнать их структуру, понять, как построен производственный процесс, какие существуют подразделения бизнеса, как они взаимодействуют, каким образом осуществляется контроль качества. В результате такого взаимодействия обязательно найдется та компания, у которой в нужной вам сфере развита необходимая экспертиза. Ее представитель вам как потенциальному клиенту все расскажет, причем не только о себе и своем бизнесе, но и о клининге в целом: и о том, как должен быть построен правильный рабочий процесс, и о синергии с производителями оборудования и материалов, и по вашей просьбе покажет свое стандартное техзадание и договор. Безусловно, такой эксперт может быть не один. Наверняка среди поставщиков найдется еще кто-то, обладающий нужными вам знаниями и желающий ими поделиться.
Получив стандарты различных экспертов, можно смело приступать к адаптации их под свою компанию. Но после формирования полного понимания услуги не забудьте вернуться с ними к внутреннему клиенту для тестирования и согласования нюансов. Утвердив техзадание, приступайте к детальному изучению рынка.

Принципы участия

Для начала разошлите поставщикам специальный опросник, в котором будут отражены основные параметры отбора участников тендера. Я считаю, что один из главных параметров, на основании которого следует приглашать компанию в тендер, — соответствие ее размеров вашему бизнесу. То, насколько правильно по размеру будут подобраны участники тендера, непременно отразится на дальнейшем процессе. Для кого-то офис в 8000 кв. метров будет лакомым кусочком, а кому-то покажется слишком маленьким. Последние, конечно, снисходительно согласятся участвовать в тендере и в дальнейшем оказывать услуги, но после заключения договора есть риск оказаться на задворках их интересов. Поэтому, прежде чем брать в поставщики гигантов клинингового бизнеса, посмотрите на рынок — компаний, оказывающих такие услуги сегодня множество. Есть и большие, и средние, и маленькие — на любой выбор.
Существует еще несколько основных принципов, которых я рекомендую придерживаться при первичном отборе участников тендера:
— Обязательно принятие поставщиком формы техзадания и договора заказчика: если он с этим не согласен, мы не приглашаем его в тендер;
— При выборе клининговой компании особым пунктом мы всегда выделяем расходные материалы. Безусловно, мы понимаем, что ситуация на нашем рынке изменчива, но все же хотим иметь на них фиксированную цену, нам не нужны дополнительные риски. В связи с этим запрашиваем образцы всех расходных материалов и прописываем в договоре, что уровень расходников не должен быть ниже утвержденного во время тендера. Если поставщик не согласен с данным условием, он также не допускается к тендеру. А если согласен, то в случае принятия решения об экономии на расходных материалах, он обязуется оставаться в той же категории и уходить в категорию ниже не имеет права;
— Клининг, это в первую очередь персонал, для которого заказчик готовит свод правил, которым должны руководствоваться представители поставщика на объекте, и без принятия этих правил сотрудничество будет невозможно.

Разночтения и выравнивание

После запуска тендера со всеми поставщиками необходимо встречаться для объяснения техзадания и только затем просить их прислать предложения. Участники тендера должны посетить все объекты и все задания понимать одинаково, разночтений быть не должно. Разброс цен более чем на 20% говорит о том, что поставщик не понял ваше техзадание. В таких случаях закупщикам следует попытаться «выровнять» предложения участников. Если тендерный опросник по ценообразованию составлялся по матрице клиента, по типам услуг за единицу или за объект, то не трудно будет понять, что заложено в цену и в каком конкретно пункте она завышена и почему. Скорее всего, один поставщик включил в цену то, что не учли другие. Например, один наш потенциальный поставщик полностью «повесил» на первый год проекта амортизацию трактора для уборки снега, что не соответствует даже правилам ускоренной амортизации российского бухучета.

Финальные торги

После того как будут выявлены потенциальные победители и аутсайдеры, мы обычно оставляем три компании, с которыми начинаем вести финальные переговоры, в том числе и негоциировать блоками. При подготовке техзадания тендера на облуживание большого количества площадей мы обычно разделяем его на блоки и просим поставщика предоставить предложения по каждому блоку в отдельности. Затем в процессе обработки предложений поставщикам предлагается возможность пересмотреть стоимость услуг, в случае если блоки будут объединены. Мой опыт показывает, что консолидация объемов (блоков) во время проведения тендера — один из сильнейших рычагов получения более низкой цены.
В процессе достижения лучшей цены мы часто сообщаем поставщикам о готовности заключения долгосрочного договора на три-четыре года, но при условии фиксированного снижения цены на протяжении всего срока сотрудничества, и просим возможность такого снижения отразить в предложении. У многих компаний этот пункт вызывает недоумение. Чаще всего ответы выглядят следующим образом: стандартное снижение цены для западных компаний-поставщиков составляет: первый год — 3%, второй — 3%, третий — 3%. Для них это обычное требование клиента. Российские компании с «продвинутым» менеджментом, ориентированным на западного клиента, предельно аккуратны — соответственно, минус 1%, 0,5%, 0,3%. Ну а российские компании, мнящие из себя великих монополистов, заявляют: «Вы о каком снижении говорите! В стране инфляция, рост цен и прочее, поэтому первый год — 0%, второй — плюс 5%, третий — плюс 5%». На мой взгляд, это свидетельствует лишь о том, что менеджмент либо не уверен в собственных силах, либо просто не умеет считать себестоимость, так как не знаком с принципами эффективного управления бизнесом, которые говорят о том, что на старте в проект всегда вкладывается больше ресурсов, а на второй год обычно процесс уже четко выстроен и требует гораздо меньших затрат. Захотите ли вы работать с таким поставщиком? Думаю, ответ будет отрицательный.
Для получения нужной вам цены также эффективен метод таргет-костинга, Допустим, первое предложение, полученное от поставщика, составляло 20 тысяч рублей, а в середине тендера, после процедуры «выравнивания», — уже 15 тысяч. И вот настал момент сказать финалистам, сколько вы на самом деле готовы платить. Будучи профессионалами и реалистами, понимая ориентировочные проценты прибыли ваших поставщиков, при проведении таргет-костинга поставьте цену, которая будет чуть более недостижимой, чем та, которую они действительно могут предложить: например, 10 тысяч рублей и срок принятия решения — один день. Такое заявление вовсе не означает, что участники тендера должны согласиться с это ценой, либо устраниться от борьбы. Один предложит 11 тысяч рублей; другой скажет, мол, все, что удалось, — 10 500 рублей; третий заявит — «останусь без штанов» и предложит 10 100 рублей. А это практически та цена, которая была вам необходима.
Но иногда в бизнесе случаются и реальные таргеты. Когда бюджет на следующий год уменьшен и необходимо провести тендер, чтобы вписаться в заданные цифры. Поэтому участникам говорится: либо такая цена, либо у нас бизнеса не будет, извините, денег нет. В какой момент оповестить об этом нюансе участников тендера? Если вы считаете, что у вас в закупках опыта маловато, сообщите об ограниченности средств на начальном этапе тендера, это сократит ваше время, но к сожалению, сузит круг потенциальных партнеров и не позволит вам сделать лучший выбор. Но если вы опытный закупщик — пройдите тендер до конца и на финальной стадии торгов постарайтесь добиться нужной вам цены у лучшего провайдера.

www.admdir.ru