Что делать, если новые сотрудники не помещаются в старом офисе?

Источник: журнал "На стол руководителю"

По мере развития вашего бизнеса расширяется и штат сотрудников, начиная с бухгалтерии и заканчивая отделом продаж. Однако офис, который вы сняли еще в стародавние времена, не так уж велик. И новых людей размещать практически негде. Конечно, старые сотрудники могут и потесниться. Но для нормального самочувствия на рабочем месте человеку нужно определенное физическое пространство, иначе неизбежны неконструктивные конфликты и дискомфорт. И руководители, организующие тесные, перенаселенные, душные офисы не только нарушают все возможные санитарные нормы, но и наносят вред работе своей компании. Европейские специалисты после ряда серьезных исследований установили: производительность сотрудника, работающего в некомфортных условиях, снижается на 30-40%. Поэтому чтобы подчиненные эффективно работали, а дело процветало, лучше подумать о других вариантах решения проблемы «перенаселенности». Такой простой способ, как переезд в другой офис, чаще всего нежелателен. Изменение местоположения и номеров телефонов – меро-приятие хлопотное и затратное. При этом несколько, а в худшем случае – большинство клиентов могут быть потеряны. Как же можно решить данную проблему?

Проведите перепланировку

Возможно, что ваш офис не так уж мал. И если провести его перепланировку, установить различные перегородки и компактную мебель – проблема решится сама собой. Такие мероприятия позволят разместить в офисе на 20-30% сотрудников больше! Но самостоятельно произвести перепланировку вряд ли удастся – лучше обратиться за помощью к специалистам, а потраченные деньги со временем с лихвой окупятся за счет более эффективной работы персонала. Очень осторожно стоит относиться к идее «open space» – открытого офисного пространства. Настоящий «open space» – весьма дорогое удовольствие, поскольку предполагает использование специальных материалов и технологий для звукоизоляции пола, потолка и т.д. Если этого не сделать, получится невыносимо шумное, не приспособленное для работы большого количества людей пространство. Еще одно интересное новшество – мобильный офис. Это новый подход к оборудованию рабочих мест, когда сотрудники не должны все время сидеть на одном месте, чтобы пользоваться компьютером и телефоном. Они получают постоянный доступ к данным даже вне стен компании. Но при всех своих плюсах это достаточно затратный способ решения проблемы.

«Удалите» часть сотрудников

Интернет и развитие современных технологий позволяют многим людям работать, не выходя из дома. На режим такой удаленной работы вы вполне можете перевести часть сотрудников: бухгалтеров, экономистов, программистов, переводчиков, редакторов и других. Экономия офисных площадей при этом получается огромная. Однако в удаленной работе есть и свои недостатки. Во-первых, вам нужно быть морально готовым к отсутствию постоянного контроля за процессом выполнения заданий. Во-вторых, некоторых людей только деловая атмосфера офиса способна заставить работать эффективно. Поэтому в данном случае нужно обращать внимание не только на должность сотрудника, но и на его психологические качества. «Удаленный» работник – это индивидуалист по характеру, предпочитающий нести ответственность исключительно за собственные результаты, в процессе выполнения работы не зависеть от других сотрудников, а также самостоятельно распоряжаться собственным временем и самому планировать свой труд, ценящий возможность самореализации и профессионального роста. К тому же этот человек должен быть высококлассным специалистом, ведь обучать на дому его будет некому.

Откройте второй офис

В некоторых случаях имеет смысл организовать второй офис. Идеальный вариант – в этом же здании. Очень часто арендодатель не может предоставить дополнительные помещения по соседству с офисом, но, например, на другом этаже – пожалуйста. Это отличный способ расширения, требующий минимума затрат и позволяющий технически недорого организовать обмен данными. К тому же общение между отделами и решение всех возникающих вопросов не займет много времени. И постоянно контролировать оба офиса руководителю будет нетрудно. Когда свободного места на других этажах нет, можно обратить свой взор на соседние офисные здания (если таковые имеются). Если, например, бухгалтерия будет находиться в 5-ти минутах ходьбы от центрального офиса, серьезных трудностей это не создаст. Все необходимые документы можно передавать «туда-обратно» по несколько раз в течение дня без серьезных временных затрат. Когда и вокруг свободных помещений нет, можно открыть дочерний офис, но желательно – в месте, удобном для потребителей. Например, риелторы открывают филиалы в спальных районах города, что позволяет им более плотно