Бухтеть будут все. И это хорошо.

С 1 июля московский филиал ЗАО "Офис-СПб" перешел на работу в информационной системе "Бухта". Территориально информационная система расположена в Петербурге, все московские сотрудники работают в режиме удаленных пользователей. Для обеспечения возможности работы в единой среде был приобретен выделенный канал оптоволоконной связи.

Переход на работу в единой информационной системе позволяет избежать дублирования ввода документов, ежедневных встречных перегонов операционной информации, конвертации документов при их приеме получающей информационной системой.

В предшествующие почти два года работы филиала использовалась всего одна линия удаленного модемного доступа к петербургской базе данных. При отсутствии какого-либо товара в Москве его резервирование в Питере могло осуществляться только с одного компьютера. Теперь в обоих городах все компьютеризованные сотрудники фирмы могут не только видеть ситуацию в режиме онлайн, но и производить операции с товаром на складе, расположенном в другом городе. Для петербургских сотрудников это даже больший плюс, поскольку прежде они довольствовались ежесуточно снимаемыми остатками московского склада.

Ускорилось приходование товара от московских поставщиков фирмы. У московских сотрудников появились возможности, отсутствовавшие в прежней информационной системе: пакетная обработка отгрузочных документов, автоматическая обработка заявок клиентов, пришедших в формате Excel, информация о товарах в пути, возможность видеть актуальную дебиторскую задолженность клиента при выписке ему счета или вводе команды на отгрузку. В ближайшее время будет введена автоматическая блокировка отгрузки при наличии у клиента просроченной дебиторской задолженности.

Любое усовершенствование системы в Петербурге будет автоматически распространяться и на работу московского филиала. Одна из очередных задач - предоставление клиентам фирмы возможности самостоятельного резервирования товара в ИС "Бухта" через Интернет. Сегодня постоянные клиенты Офиса ежедневно получают справку о состоянии склада, и лишь четверым из них предоставлен модемный доступ для самостоятельной работы в "Бухте".

Примененное решение масштабируемо, т. е. может аналогично отрабатывать и в других планируемых филиалах. Фактически не потребуется инсталляции корпоративного ПО в других городах, достаточно будет приобрести канал связи, расширить количество объектов в ИС (складов, подразделений, видов документов), увеличить количество пользователей.

Переход московского филиала фирмы на работу в "Бухте" означает отказ от прежде использовавшейся ИС Alfa. При внедрении ИС Alfa в Москве два года назад предполагалась, что именно она станет единой корпоративной системой. Однако последующие отношения с фирмой-разработчиком и фирмой-внедренцем убедили в том, что модификация системы под существующий и планируемый бизнес столкнется с излишними трудностями.

Решение об отказе от работы в двух информационных системах в пользу создания единой ИС было реализовано за один месяц. Возможность вписаться в ограниченные сроки и стартовать в единой ИС с первого дня второго полугодия была обеспечена тем, что основную роль в процессе сыграли не внешние консультанты и разработчики, а собственные бухгалтерия и информационно-технический отдел фирмы.