Как эффективно адаптировать новичка

Стоимость найма может достигать 50-60 % годовой зарплаты нового сотрудника. Адаптация длится дольше испытательного срока: в среднем сотрудники начинают приносить пользу через полгода работы.

Как сделать так, чтобы персонал не только не увольнялся, но и быстро приступал к полноценной работе? Об этом рассказал Антон Бобров, директор департамента корпоративных сервисов «КОРУС Консалтинг».

Типичные проблемы адаптационного периода:

• длительный онбординг (процесс адаптации); 
• разный уровень подготовки по окончании испытательного срока; 
• низкая вовлечённость новичков; 
• плохой контакт с коллегами; 
• высокая текучесть кадров в первые полгода.

Самый невыгодный сценарий для бизнеса — если сотрудник увольняется ещё на испытательном сроке: стоимость найма может достигать 50-60 % его годовой зарплаты.

Закономерности в работе с новичками:

• 86 % компаний оценивают эффективность адаптации на основании заполненных сотрудником и руководителем анкет, процесс не структурирован и занимает много времени;    
• 71 % не оценивают стоимость онбординга в деньгах, и не понимают, из чего складывается эта сумма;    
• 65 % не имеют отдельного бюджета на цифровизацию онбординга;    
• в 57 % компаний руководители и наставники тратят на адаптацию около 10 % своего рабочего времени;    
• 41 % недовольны тем, как устроен текущий процесс онбординга, хотят сделать его более управляемым;    
• 33 % не связывают адаптацию сотрудников с ключевыми показателями эффективности.

Угрозы из-за неудачного онбординга

Из новой компании из-за плохо организованной адаптации уходят 18 % профессионалов, а 4 % были на грани принять такое решение.   Кадровая текучесть может стоить компании от 90 % до 200 % годовой зарплаты работника.    При увольнении повышается общий уровень стресса в коллективе.

Проблемы новичков

Новички — одновременно и самые уязвимые, и самые вовлечённые сотрудники. Они или становятся источником развития и новых идей для компании, или «теряются» из-за недостаточного внимания наставников, непрозрачности целей и оценок.

Основные проблемы новичков на испытательном сроке:

• 43 % не знают своих целей — они хотели бы видеть чек-листы с задачами и получать промежуточную обратную связь;     
• 40 % считают, что руководители не уделили им достаточно времени для погружения;     
• 38 % не ориентируются в помещениях;     
• 33 % чувствуют себя брошенными;     
• 29 % не знакомы с корпоративными правилами компании;     
• 25 % не знают, к кому обращаться в разных ситуациях, вынуждены часто отвлекать руководителя;    
• наставники тратят до 40 % своего рабочего времени на решение вопросов адаптации, и возникает обоюдное недовольство.

Когда процесс адаптации не выстроен, затраты бизнеса возрастают: наставники, руководители и HR-специалисты отвлекаются, тратят время на бессистемное общение с новичками. Чем дольше длится этот этап, тем больше денежные потери.

Какие показатели онбординга влияют на бизнес-результат

Грамотная адаптация увеличивает вовлечённость персонала на 54 %. Вовлечённые сотрудники заинтересованы в успехе компании и стремятся выполнять свою работу более качественно.

Метрики для анализа эффективности процесса:

• стоимость адаптации сотрудника;    
• экономия времени руководителей, HR, наставников на выполнение однотипных задач;    
• уровень производительности новичков к концу контрольных периодов — 1-й, 3-й, 6-й месяц работы — и соблюдение сроков;  
• количество ошибок персонала, их стоимость;    
• число жалоб на новых сотрудников со стороны коллег и заказчиков.

Чистая прибыль компаний, которые анализируют успешность адаптации, возрастает в 1,9 раза.

Преимущества удачной адаптации

Добавление цифровых инструментов ускоряет завершение онбординга на 60-80 %.    Если сотрудники проходят через активные программы адаптации, в дальнейшем 69 % из них остаются работать более 3 лет.

Но большинство российских компаний не делает ставку на адаптацию, а значит — каждый день теряет деньги.

Формулы

Чтобы понять, насколько эффективен онбординг, достаточно проанализировать ключевые показатели по формулам.

Стоимость подбора и адаптации: затраты на подбор = прямые (стоимость замещения резюме) + косвенные (время участников процесса).

Важно учесть зарплату новичка на испытательном сроке, время наставника и руководителя, материалы и инструменты для работы. Если кандидат не прошёл испытание, то затраты повторяются и стоимость увеличивается в два раза. В итоге некоторые компании платят за выход нового сотрудника сумму, равную шести средним зарплатам.

Текучесть среди новичков: текучесть на испытательном сроке = количество увольнений на испытательном сроке за период / среднее количество сотрудников на испытательном сроке за период.

Большинство сотрудников принимают решение об увольнении в первые две-три недели работы. Частая причина увольнения в первый год — слишком высокая нагрузка на начальном этапе. Поэтому важно анализировать текучесть не только в первые три месяца работы, но и за более длительный период.

Достаточно умножить объём текучести на сумму затрат на подбор, чтобы понять денежные потери бизнеса из-за плохо организованной адаптации.

В среднем сотрудники начинают приносить пользу бизнесу через 6 месяцев работы.

Как улучшить процесс адаптации

В эпоху удалённой работы нужны не брошюры, а более эффективные интерактивные методики.

Четыре методики:

• геймификация — на портале могут начислять баллы за активность и успехи в обучении, формируя рейтинг и награждая лучших сертификатами;   
• микрообучение — это информация малыми частями, чтобы её легче было усвоить; затем имена победителей викторин отображаются на главной странице портала; 
• мобильность — возможность пройти обучение как с компьютера, так и со смартфона, в любое время; 
• социализация — знакомство с атмосферой компании, корпоративной культурой и интеграция в коллектив. 

Есть данные, что 72 % соискателей считают личное общение с руководителем самой важной частью онбординга. Не стоит забывать и о знакомстве с коллегами.

Инструменты

Нужны инструменты для отслеживания прогресса, изменения настроения сотрудников, сбора обратной связи, донесения важной информации.

Лендинг для онбординга: информация для оформления; о расположении офиса; контакты HR; о руководителе и наставнике; какие задачи ждут, кто и как будет их оценивать.

Личный кабинет HR и руководителя позволит: отслеживать прогресс новичков; показать сценарии адаптации под разные должности; назначать встречи; формировать опросы и задачи.

Личный кабинет сотрудника на адаптации системно доносит до новичков информацию о задачах; сотрудник отслеживает свой прогресс, достижения; новичок узнаёт общую информацию о компании и коллегах.

Чат-бот для новичка помогает быстро решить возникающие вопросы, выполняя функцию «горячей линии»; отправляет уведомления, поручения, опросы согласно сценарию адаптации; собирает обратную связь; оказывает эмоциональную поддержку.

При использовании этих инструментов адаптация становится управляемой, понятной и результативной.

Системный подход позволяет:

• до 40 % снизить время руководителей и наставников; 
• на 20 % сократить среднюю продолжительность онбординга каждого сотрудника.

Адаптация длится дольше испытательного срока. Ускорить её можно с помощью грамотно разработанного плана, понятной системы постановки и оценки задач, использования современных методик и инструментов, автоматизации и подробного анализа.