Некоторые документы необходимо хранить по 50–75 лет

Почему и как ИП обязан хранить бумажные подтверждения своей работы.

Даже если сотрудник давно уволился, а предприниматель закрыл ИП, просто выбросить документы нельзя, пока не закончится срок хранения. Эксперты — Кирилл Гашников из «Модульбанка» и Ольга Шикун, основатель сервиса «Кадровый помощник» — ответили на вопрос: «У меня ИП на упрощёнке 6 %, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?»

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель (ИП) обязан хранить бумажные подтверждения своей работы. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого есть несколько причин.

Избежать штрафа от налоговой. Из-за отсутствия подтверждений предприниматель рискует потерять деньги. Допустим, магазин закупается на оптовой базе, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф — от 200 ₽ за каждый договор.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться, что они платят налоги, ведут деятельность в соответствии с законодательством, что среди них нет обнальщиков.

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — списков вопросов. Для ответа на вопросы нужны письменные подтверждения. Например, в соответствии со штатным расписанием в организации работало 40 человек, а по контрактам — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 тыс. ₽. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж сотрудника и социальные выплаты за него. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет её восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Защититься в спорах с контрагентами. Бумаги — доказательство договорённостей с поставщиками, покупателями, клиентами. Они позволяют предпринимателю защитить свои интересы. Например, чтобы получить компенсацию за сгоревший на складе маркетплейса товар, селлеры предоставляют товарные накладные.

Подтвердить достоверность информации. Если ИП планирует масштабировать бизнес, открыть ООО, привлечь инвесторов или получить кредит, ему придется продемонстрировать, как ведётся бизнес, и доказать его успешность. Для этого нужны договоры, акты, выписки по счетам — так инвесторы и банки смогут убедиться в надежности и прозрачности бизнеса.

Бухгалтерские и налоговые документы хранятся 5 лет

Сроки хранения зависят от их типа и требований закона. Бухгалтерские документы показывают, сколько бизнес заработал и потратил.

К ним относятся:

• договоры;
• накладные, акты;
• платёжные поручения;
• чеки, приходные и расходные ордера;
• журналы учёта доходов и расходов;
• отчёты к агентским договорам и другое.

Налоговые документы подтверждают, сколько налогов и в какие сроки было уплачено.

Примеры налоговых документов:

• счета-фактуры;
• налоговые декларации;
• расчёты по налогам и взносам.

Хотя бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить 5 лет, есть исключения.

Что относится к исключениям:

• выданные на бумаге кассовые чеки и бланки строгой отчётности — 6 месяцев;
• документы, которые могут подтвердить убыток, — 5 лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан;
• книги покупок, продаж, дополнительные листы к ним — 4 года с даты последней записи.

Уничтожать или передавать в сторонний архив бумаги можно, только если предприниматель прошёл все проверки. Если его ещё не проверяли, то документы хранят в зоне доступа.

Не стоит выбрасывать даже проверенные бумаги или документы с истекшим сроком хранения, если потенциально они помогут разобраться в сложных ситуациях.

Кадровые документы хранятся до 75 лет

Если у предпринимателя есть сотрудники, бумаги на них тоже придётся хранить. Сроки хранения для ИП зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет.

Вот что надо хранить так долго:

• заявления о приёме на работу;
• трудовые договоры;
• приказы о приёме и увольнении;
• листки нетрудоспособности;
• зарплатные ведомости;
• штатное расписание.

Документы на сотрудника хранят, даже если он уволился.

Как хранить документы

Соблюдать сроки мало — нужно ещё обеспечить качество и цельность информации. Закон об архивном деле рассказывает о правилах хранения. Для ИП есть стандартные требования.

Хранить так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст должен оставаться читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от напитков или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе.

Хранить в быстром доступе. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

Документы держат в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не занимаются кадровым или бухгалтерским учётом.

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Если планируется вести электронный документооборот (ЭДО), понадобится специальный сервис, например «Сбис» или «1С-Отчётность».

С ноября 2021 года работодателям разрешили вести кадровое делопроизводство в электронном виде.

Для это им нужно:

• купить или разработать самостоятельно программу кадрового ЭДО или пользоваться платформой «Работа в России»;
• изготовить электронные подписи (ЭП) для работников.

Хранение документов в цифровом пространстве надежнее. С кадровым ЭДО ИП будет экономить на бумаге, картриджах и аренде помещений под архив. При этом электронные документы всегда под рукой, их можно оперативно загрузить и предоставить проверяющим.

Подписывать и хранить в электронном виде можно все кадровые документы, за исключением:

• приказов (распоряжений) об увольнении сотрудников;
• актов о несчастном случае на производстве;
• листов ознакомления с правилами по охране труда;
• трудовых книжек (если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки).

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, бумаги всё равно нельзя уничтожать, пока не закончится срок их хранения.

Например, Иванов закрывает ИП в текущем году. При этом у него есть договор с поставщиком от предыдущего года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре. Срок хранения договоров — пять лет. Значит, предприниматель должен хранить договор следующие четыре года после закрытия ИП — до декабря.

Бухгалтерские документы можно хранить как угодно. Закрыли дело — забирают домой или сдают в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передавать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или подсчётом стажа. Для хранения подходят муниципальные или государственные архивы.

Как передать папки с бумагами в архив:

• подписать договор на хранение;
• оплатить услугу;
• приготовить опись документов и историческую справку (можно сделать самим или заказать в архиве);
• оформить документы (подшить, разложить по папкам, подписать);
• привезти документы в архив, передать, получить акт приёма-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных опций. Ещё один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку — в ней всё.

В Санкт-Петербурге, к примеру, есть Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передаёт бумаги на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 ₽.

Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на 15 дел. Сергеев заплатит за 50 лет хранения 8127 ₽.