«Темная ли лошадка» административный директор?

Оксана Силакова, проработавшая административным директором в нескольких крупных компаниях, член «Объединения АХП» осветила «темные пятна» этой весьма распространенной и нужной профессии. Над материалом также работала Ольга Лиходей, независимый консультант «Объединения АХП», доктор социологических наук, профессор, Санкт-Петербург.

Оксана Силакова, административный директор с 16-летним стажем работы, член «Объединения АХП»: «В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал»

В современном российском обществе существует информационный вакуум о статусе административного директора. Отсутствие необходимой информации приводит к тому, что люди не воспринимают эту профессию, как весомую в топ-менеджменте. По мнению некоторых, она сводится преимущественно к умению «махать тряпками». Работая в этой сфере полтора десятка лет, самостоятельно осваивая пространство администрирования, я прошла долгий путь от должности заведующей хозяйством, начальника административно-хозяйственного отдела, начальника управления делами, начальника административно-хозяйственного управления, до административного директора.

Независимый консультант «Объединения АХП» Ольга Аркадьевна Лиходей, доктор социологических наук, профессор (Санкт-Петербург), помогавшая в подготовке данной статьи

Мне хотелось бы поделиться с читателями своим видением содержания и специфики деятельности административного директора, развеять некоторые мифы и стереотипы о ней, а также посвятить коллег в существующие проблемы.

Прежде всего следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно–хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.
В свое время я получила высшее образование по специальности «Менеджмент организации» с присвоением квалификации «Менеджер». Во время обучения почерпнула очень много полезного для себя, в том числе, и в сфере администрирования. Эти знания я успешно реализовала на практике. Об этом свидетельствует тот факт, что, работая в одной из крупнейших организаций, я была награждена почетным знаком «За профессионализм».
Сложность работы административного директора, управляющего в крупной компании заключается в том, что в его подчинении находится множество отделов, работающих по различным направлениям. Это секретариат, канцелярия, архив, пищеблок, отдел материально-технического обеспечения, отдел рекламы, IT-отдел, курьерская служба, клининговая фирма, транспортный отдел, корпоративный отдел, офис-менеджеры в регионах или дочерних компаниях. Я не встречалась с подобной калейдоскопичностью в работе других управлений. Помимо вышеназванного, часть времени отводится на решение оперативных вопросов, координацию работы отделов и служб, изучение документов, проведение совещаний, переговоров, встреч.

Структура административной деятельности

Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом, она очень обширна:

- административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки;

- аренда квартир для сотрудников,

- организация и управление делопроизводством и архивным хранением;

- организация деловых командировок (визы, проезд, проживание);

- организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов;

- управление корреспонденцией;

- управление курьерской службой;

- управление автопарком; проведение инвентаризации;

- поиск помещений для переезда;

- составление бюджета, управление бюджетом на административно–хозяйственные нужды и оптимизации расходов;

- организация аттестации рабочих мест;

- сертификация предприятия;

- материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест;

- обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями);

- организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующим санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами);

- проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения);

- обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов;

- проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации;

- организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорий, вывоза мусора, оформление к праздникам фасада и офисов.

- организация социально-бытового обслуживания сотрудников (организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).

- взаимодействие с надзорными организациями (по вопросам охраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС);

- оказание доврачебной помощи;

Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера, как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и так далее. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того, болеет он или находится в отпуске, он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный: корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное - активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах, подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой, жди подвоха.

Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива, управлении, а на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.
В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно–хозяйственного, секретариата, архива и так далее) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.
На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.

Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный - могут зарплату поднять, а могут и уволить.

Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и так далее.

Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.

Пример из административной практики

Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и так далее. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.

Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы, не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник, знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления должен обладать такими профессиональными качествами, как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.

Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.
Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.

Чем же занят Административный директор?

Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по-своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.
Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходится проводить расследование...
В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.

Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, заново выставлять счета. Это требует значительного времени.

Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными  условиями и обеспечительными платежами, проведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.
Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…

Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.

В случае переезда из одного офиса в другой нужно найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.
Административный директор обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам, приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.
В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.

Сложным направлением в работе является закрытие и открытие офисов в регионах. Это предполагает закрытие всех договоров, необходимость пересылки материальных ценностей в Москву, принятие их на склад и учёт. Это ответственная и сложная задача. Кроме того, необходимо отслеживать, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке и контролировать передвижение материальных ценностей компании. Сложность заключается в том, что бывают случаи хищения, но ни одна компания по пересылке не берёт на себя ответственность за воровство. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что-то внести в организацию и что-то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время.

Не теряет актуальности такое направление работы как обеспечение противопожарной безопасности. Вместе с тем, существуют структуры, в которых отсутствует элементарный план эвакуации, все запасные выходы закрыты, отсутствует система оповещения и огнетушители, десятилетиями не проводятся учения. Когда начинаешь говорить об этом, отвечают, что это не столь важно.
В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.

Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.
Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.
Он прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Он занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.
Пространство жизнедеятельности офиса велико, поэтому все направления работы описать невозможно. Для принятия взвешенного управленческого решения всегда необходимы сбор и обработка информации. Для этого нужно время, иногда выяснение позиций сторон длится несколько дней. Иногда я отказываюсь подписать согласование, так как из опыта знаю, что никто не будет разбираться, почему мы это купили или согласовали. Виновен будет административный управляющий.

На данный момент я вхожу в НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». Очень рада, что люди моей профессии благодаря этой организационной структуре смогут обмениваться актуальной информацией и опытом, будут получать необходимые профессиональные знания информационного, познавательного, обучающего формата, а также совершенствовать профессиональные умения и навыки. В перспективе это позволит поднять в целом престиж и качество специалистов в сфере административно-хозяйственного управления. Наше Объединение выступило с инициативой внести изменения в федеральное законодательство и изучить вопрос о возможности создания специального учебного заведения либо открыть в высших учебных заведениях факультеты и специализированные кафедры, занятые подготовкой административных управленцев совместно с Министерством образования России.

Материал предоставлен Объединением АХП