Как рассчитать среднесписочную численность работников

Необходимо для отчётов в фонд соцстрахования (СФР) и при расчёте страховых взносов.

Среднесписочная численность работников (далее в тексте СЧР) — это среднее число всех людей, которые работают в компании по трудовым договорам. Численность считают для отчётов в СФР и при расчёте страховых взносов.

О том, как рассчитать СЧР, рассказала эксперт Марина Назарова, директор группы компаний «Уральский бухгалтер».

Зачем считать

В СЧР входят все, кто работает по трудовым договорам, — неважно, полный или сокращённый день. Если человек в декрете или в учебном отпуске, его считать не нужно.

СЧР отличается от средней численности: в среднюю ещё входят люди, которые работают по договорам ГПХ и по совместительству. Чаще всего в отчётности указывают СЧР. Её считают для расчёта страховых взносов и при подготовке формы ЕФС-1, которая с 2023 года заменила форму 4-ФСС.

Как считать

Порядок расчёта СЧР работников в 2023 году установлен приказом Росстата от 30 ноября 2022 года № 872.

СЧР работников и просто число работников — это разные вещи. Бывает, что в течение месяца уволились несколько человек, пришли новые люди, кто-то перешёл на неполный день, а кто-то ушёл в декрет. В итоге в день расчёта в компании может быть 30 человек, а если посчитать СЧР — меньше.

СЧР считают за месяц. И уже потом, чтобы получить результат за квартал, полгода или год, складывают результаты за все месяцы и делят на количество месяцев. Для расчёта СЧР берут всех штатных работников, даже если кто-то в отпуске или на больничном.

Формула: сумма численностей работников за каждый день / количество календарных дней в месяце.

Например, в сентябре в компании работали десять человек, но в середине месяца на работу приняли ещё двоих.

Получается так: с 1 по 15 сентября — 10 человек, а с 16 по 30 сентября — 12 человек.

Считаем по формуле:

((15 дней * 10 человек) + (15 дней * 12 человек)) / 30 дней = 11 человек.

Не всегда результат получается таким — может быть, например, 11,5 или 11,2 человека. Тогда результат можно указать с двумя десятичными знаками после запятой.

Как посчитать с неполным рабочим днём

Если в компании есть работники с неполным рабочим днём, их численность считают отдельно, а потом прибавляют к основным. Для этого отработанные часы делят на норму работников с полным днём.

Например, 10 работников работают по 4 часа в день. За месяц, или 20 рабочих дней, вместе они отработали 800 часов.

Считаем:

800 часов / 8 часов / 20 рабочих дней = 5 работников.

Теперь нужно сложить работников с полным рабочим днём с работниками с неполным рабочим днём. У нас это 11 + 5 = 16 человек, это и есть СЧР за месяц.

Такой порядок расчёта относится только к тем, которые трудятся неполный день в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием.

Если неполное рабочее время установлено на основании закона, то такого работника нужно учитывать при расчёте СЧР как целую единицу. Это относится, например, к несовершеннолетним и к тем, кто работает во вредных или опасных условиях.

Чтобы узнать СЧР за квартал, год или любой период с начала года, исчисляемый в месяцах, нужно сделать такие же расчёты за каждый месяц, сложить результаты и разделить на количество месяцев в периоде.

Например, СЧР за январь — 100 человек, за февраль — 140 человек, за март — 150 человек.

Тогда СЧР за первый квартал:

(100 человек + 140 человек + 150 человек) / 3 мес. = 130 человек.