Как заверить копию трудовой книжки в 2023 году

За неправильно оформленную копию трудовая инспекция вправе оштрафовать работодателя.

Если сотрудник просит выдать ему копию трудовой книжки, работодатель обязан сделать это на основании требований ГОСТа Р 7.0.97-2016. ГОСТ утверждён приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016 и начал действовать с 1 июля 2018 года.

Когда может понадобиться копия трудовой:

• самому работнику — чтобы получить кредит, оформить загранпаспорт, сменить фамилию или восстановить оригинал трудовой; 
• директору — чтобы изучить трудовую деятельность; 
• налоговой инспекции и внебюджетным фондам — для сверки.

Если не учитывать требований ГОСТа, то копию могут не принять, а за неправильно оформленную копию трудовая инспекция вправе оштрафовать работодателя.

Как заверить трудовую

• Согласно требованиям ГОСТа, заверить копию трудовой можно вручную, чернилами от руки и с помощью готового штампа. 
• Заверять нужно каждую страницу, начиная с титульного листа. 
• На каждой странице документа нужно сделать запись или проставить штамп и написать: текст — «Верно» или «Копия верна»; должность, ФИО и подпись ответственного лица; дата и печать, но ИП-работодатель вправе работать без печати и может её не ставить; по необходимости — указать место, где хранится оригинал документа. 
• На последней странице также нужно проставить дату выдачи копии и надпись: «Работает по настоящее время». 
• Каждую страницу копии следует пронумеровать и сшить прочной ниткой. Концы нитки необходимо вывести на оборот последнего листа в блоке, опломбировать и рядом сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов», указав точное количество.

Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки

Чтобы оформить копию трудовой книжки, сотрудник пишет письменное заявление и подает в бухгалтерию или отдел кадров. Бухгалтерия оформляет копию и выдаёт сотруднику в течение трёх рабочих дней со дня получения.

По рекомендованному ГОСТу есть два варианта отметок на копии документа — для внутренних или внешних пользователей (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Если сотрудник планирует работать как внутренний совместитель, то может обратиться за копией. Тогда бухгалтерии нужно на копии трудовой написать «Верно», указать должность того, кто её заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Для внешних пользователей

Если работнику нужна копия, чтобы подать в другую организацию, например в банк или паспортно-визовый центр, то бухгалтерии обязательно нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. А запись завизировать печатью или штампом работодателя.

Важно! Если сотрудника мобилизовали, и он просит предоставить ему копию трудовой, то обязанность работодателя — выдать сотруднику копию. Работодатель на время мобилизации приостанавливает действие трудового договора с сотрудником, но не расторгает.

Срок действия

В законе не прописан период действия копии трудовой. Такой срок может ограничить организация, в которую работник будет подавать копию. Например, банки при выдаче кредита требуют копию не старше одного месяца. А при получении загранпаспорта срок годности — две недели. Также можно уточнить у работника, какие есть ограничения по срокам.

Как заверить копию электронной трудовой:

• лично прийти в Пенсионный фонд; 
• отправить запрос онлайн через портал Госуслуг; 
• запросить выписку через операторов многофункционального центра (МФЦ).

В МФЦ выдадут копию трудовой на бумаге, в Госуслугах — в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). И только в ПФР у человека может выбрать формат копии трудовой — электронная или бумажная.

Работник также может получить копию трудовой у работодателя. Но это будет отчёт по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р. Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде. Сведения о работе указываются в том же объёме, что и в форме СТД-ПФР. Главный минус СТД-Р в том, что в копию войдут сведения о работе только в этой организации.

Бумажную форму СТД-Р руководитель заверяет своей подписью и ставит печать организации. Если справка выдана в электронном виде, её нужно заверить УКЭП. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведёт трудовые книжки на бумажном бланке.

Кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, которые не отказались от бумажного формата.

Важно! Сотрудник вправе в любой момент запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р. И бухгалтерия обязана выдать её в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.

Штраф за невыдачу

Если работодатель отказывается выдать работнику заверенную копию трудовой книжки, его накажут по ст. 5.27 КоАП.