Каким должен быть путевой лист для ИП

Путевой лист (ПЛ) для индивидуального предпринимателя (ИП) — ключевой документ для координации и отслеживание рабочего времени сотрудников.

Что даёт ПЛ:

• планировать свою деятельность;
• контролировать исполнение обязанностей;
• поддерживать прозрачность и ответственность в различных бизнес-процессах.

В путевом листе обычно фиксируются данные о работнике, выполняемые задачи и маршруты, а также время начала и завершения рабочего дня. При обнаружении недочётов и ошибок предприниматель может столкнуться с судебными трудностями и финансовыми взысканиями.

Оформление путевых листов для ИП подразумевает нюансы.

Во-первых, в роли водителя может выступать сам ИП или его сотрудники. Сведения о каждом из них должны быть учтены в ПЛ.

Во-вторых, ввиду широкого спектра деятельности ИП документ может регистрировать различные виды работ, места их выполнения, а также учёт разнообразия маршрутов и сроков работы.

С 1 марта 2023 года, в соответствии с Приказом Минтранса № 390, применяются новые правила создания и оформления ПЛ для ИП.

Вот основные из них:

• до отъезда на маршрут ПЛ должен быть полностью оформлен;
• если водитель на протяжении одной смены делает несколько поездок, он должен заполнить один ПЛ на все маршруты;
• список необходимых к заполнению реквизитов в документе был изменён;
• теперь в путевом листе необходимо обязательно отражать показания спидометра;
• ПЛ можно оформить как на бумаге, так и электронный.

Кроме того, с 1 сентября 2023 года вводятся дополнительные требования. Так, в ПЛ необходимо обязательно включать СНИЛС водителя и данные его водительского удостоверения.

Согласно Приказу Минтранса № 78, были разработаны две новые формы ПЛ для ИП — № 4-с (при сдельной оплате труда) и № 4-п (посменная оплата). Оба бланка путевых листов грузового автомобиля были созданы для ИП на замену документа ПГ-1.

Что должно быть в ПЛ:

• название документа и срок его действия;информация об ИП (ФИО, адрес, контактный телефон, ОГРНИП);
• сведения о водителе (ФИО, № удостоверения, СНИЛС);
• данные об автомобиле (марка, регистрационный номер машины, наличие прицепа, медосмотр);техническая информация от механика;
• сведения о маршруте (время прибытия / убытия, показания спидометра).

Заполнение ПЛ

Если предприниматель использует автомобиль для доставки товаров, ПЛ ему просто необходим.

Процесс составления:

• поставить дату в верхнюю часть документа, указать своё имя, контакты и сведения о бизнесе, то есть название, ИНН, ОГРН;
• заполнить информацию о машине, указав её марку, модель и регистрационный номер;
• указать маршрут для водителя, включая точку отбытия;
• отметить все места, которые сотрудник должен посетить, и место окончательной остановки;
• записать дату и время выезда и прибытия на каждую точку, а также пройденное расстояние по каждому участку маршрута;
• цель поездки — бизнес-поездка или поездка для торговли;
• добавить информацию о количестве затраченного на каждой части пути топлива;
• просчитать общее расстояние, время в пути и израсходованное топливо за весь день;
• подписать и датировать ПЛ.

Наказания

Итак, ПЛ должен быть точно и полностью заполнен, и его надо всегда иметь при себе в случае проверок, чтобы избегать штрафа за неправильное оформление. Штраф из-за ПЛ — от 500 ₽ до 100 тыс. ₽.

При отсутствии сведений о трате ГСМ штраф рассчитывается по формуле, указанной в статье 122 НК: зарплата водителя + затраты на ГСМ + износ транспорта, умноженная на 0,04.