Когда придётся отчитаться по самозанятым при множестве внештатников

Сведения по таким исполнителям придётся включить в большое число отчётов.

Сотрудничать с самозанятыми выгодно и удобно благодаря конкурентной стоимости их услуг и отсутствию отчётности. Однако могут возникать ситуации, когда на заказчика всё же ложится обязанность уплатить налоги за самозанятого и сдать отчётность.

Если такое произойдёт, когда компания сотрудничает с большим количеством самозанятых, доначисление налога может обернуться для заказчика крупной суммой. Кроме того, резко возрастёт нагрузка на бухгалтерию, так как сведения по таким исполнителям придётся включить в большое число отчётов.

Какую отчётность сдавать

Если отношения с самозанятым приобретают характер сотрудничества с физлицом без спецстатуса, заказчик становится налоговым агентом и страхователем исполнителя.

Тогда он обязан включать сведения об этом исполнителе в:

• расчёт по форме 6-НДФЛ;
• расчёт по страховым взносам;
• персонифицированные сведения;
• сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1);
• сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1).

Для этого есть ряд причин.

ФНС переквалифицировала сотрудничество с самозанятым в трудовые отношения

Переквалификация гражданско-правового договора с самозанятым в трудовой — один из рисков работы с исполнителями на НПД. Но заказчик может его контролировать, нивелировать и избежать вовсе.

Главное — соблюдать правила работы с самозанятым, когда документально оформляете сотрудничество:

• Укажите закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ, в соответствии с которым исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», предварительно убедившись, что услуги исполнителя не противоречат его нормам.
• Отразите сдельный характер работ и оплату за результат, а не за процесс или затраченное время.
• Предусмотрите право исполнителя оказывать услугу без привязки к офису и режиму работы компании (если предмет договора позволяет это).
• Оформите задание или опишите в тексте договора характеристики и требования к результату оказанных услуг.
• Опишите показатели, по которым можно оценить результат оказанных услуг.
• Не требуйте от исполнителя подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка компании.
• Обяжите исполнителя предоставить чек после того, как он получит гонорар.

Но если контролирующие органы разглядят трудовые отношения в сотрудничестве с самозанятым, заказчику нужно быть готовым:

• заплатить налоги и страховые взносы;
• сдать отчётность;
• оплатить штраф за нарушение трудового законодательства по п. 4 ст. 5.27 КоАП — до 100 тыс. ₽.

Самозанятый не выдал чек

Сформировать чек в приложении «Мой налог» и выдать его заказчику — обязанность самозанятого согласно пункту 1 статьи 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

С помощью чека исполнитель декларирует свой доход, после чего ФНС рассчитывает сумму налога, который подлежит уплате. Заказчику нужен чек, чтобы принять расходы на оплату услуг самозанятого в налоговом учёте.

Предупредить риск можно, если зафиксировать в договоре ответственность исполнителя за то, что он не выдал чек. Например, штраф. Однако и это не всегда помогает. Бывают ситуации, когда исполнитель получает гонорар и исчезает, не отвечает на звонки и письма.

Можно провести претензионную работу или пожаловаться в ФНС, но если нужный результат не достигнут, не ждите проверку, а заплатите налоги и пересдайте отчётность самостоятельно.

Это избавит заказчика от необходимости вручную проводить выплаты самозанятым и собирать чеки, что существенно сократит нагрузку на бухгалтерию. Такое удобство особенно оценит бизнес, который массово привлекает исполнителей. Например, онлайн-школа, которая перечисляет выплаты 50 кураторам образовательных курсов, или ретейл, который регулярно оплачивает услуги линейного персонала — это могут быть сотни исполнителей в месяц.

Самозанятый утратил статус плательщика НПД

При заключении договора с самозанятым заказчик должен помнить, что доход исполнителя для права применять НПД ограничивается суммой 2,4 млн ₽ с начала календарного года.

Но когда заказчик сотрудничает с большим числом внештатников, привлекая их сотнями и даже тысячами, он не может заранее оценить полученные исполнителем в текущем году доходы. Скорость приближения к пограничному значению зависит от востребованности и ценности исполнителя, а также месяца: чем ближе конец года, тем больше вероятность, что лимит в 2,4 млн ₽ будет исчерпан.

Если самозанятый сотрудничает параллельно с несколькими заказчиками, что часто бывает в ретейле, строительстве, в аутсорсинговых компаниях или в сфере EdTech, то его доход может превысить 2,4 млн ₽ уже после заключения договора. Тогда самозанятый не сможет сформировать и выдать заказчику чек на сумму, которая превысит годовой лимит. Это накладывает на заказчика обязанности налогового агента и страхователя, то есть платить НДФЛ, страховые взносы и сдавать отчётность.

Поэтому необходимо проверять статус самозанятого перед каждой оплатой.

Как бизнесу с большим количеством внештатников проверить статус самозанятого

Чтобы проверить статус самозанятого, можно воспользоваться специальным сервисом ФНС. Для этого введите в соответствующее поле ИНН физлица. Также можно запросить у исполнителя справку из приложения «Мой налог».