Как делегировать полномочия. 10 советов по выходу из тупика сверхзанятости

Источник: журнал «На стол руководителю»

Есть случаи, когда бизнесмены буквально «днюют и ночуют» на работе и по многу лет не бывают в отпуске. И все потому, что на них висит огромное количество дел, которые они не могут никому поручить. Что это, объективная необходимость или привычка ни на кого не надеяться? Можно ли вырваться из этого порочного круга постоянной гиперответственности и занятости? Очевидно, можно, ведь есть руководители, отводящие работе далеко не все время своей жизни. Как научиться делегировать полномочия и при этом избавиться от страха, что без вас все развалится?

1 Определите те дела, где без вас уж точно не обойтись

Сконцентрировавшись на них, вы увидите, критично ли ваше неучастие во второстепенных делах. Может быть, там и без вас все движется нормально. Если появятся сбои, пересмотрите организацию работы и оцените еще раз ответственных за нее сотрудников. Возможно, что-то или кого-то придется поменять. Но не беритесь за выполнение сами, иначе так все и будет в дальнейшем!

2 Отметьте те участки работы, которые вы не можете выполнять из-за отсутствия знаний

Для такой работы сразу нанимайте профессионалов. Не пытайтесь обойтись собственными силами. Привлекать к работе сотрудников, имеющихся под рукой, тоже не стоит – скорее всего работу они «запорят», что обернется для вас лишней головной болью.

3 Предусмотрите контроль за порученной работой

Бывает, что он и не нужен – но только в том случае, когда сотрудник уже доказывал свои способности и вы в нем уверены. Если у него еще недостаточно опыта, в ходе выполнения работы интересуйтесь, что и как сделано, в случае ошибок исправляйте. Но не до фанатизма, а то и ваша занятость в итоге не уменьшится, и сотрудник не сможет приобрести опыт.

4 Изучайте своих сотрудников

Присматривайтесь к каждому сотруднику, отмечайте его склонности, способности, степень его ответственности. Хорошо помогает метод разных пробных заданий, это позволит выявить те дела, которые сотрудник способен выполнять наилучшим образом. При таком подходе вы не будете ломать голову, кому именно поручить определенное задание.

5 Проиграйте в уме сценарий «а если я заболею»

Предусмотрите доступ ведущих сотрудников компании к вашей рабочей информации на случай форс-мажора. Тогда в случае непредвиденных обстоятельств вам не придется слишком долго объяснять, на какой стадии находятся переговоры или где искать координаты заказчика.

6 Прислушайтесь к самому себе

Возможно, какой-то участок работ, даже и важный, вам не хочется выполнять из-за особенностей характера и склонностей. Не принуждайте себя, без интереса вы будете делать это долго и все равно хорошо не сделаете. Подберите людей, более склонных к такой работе, они ее выполнят лучше.

7 Пользуйтесь системой учета

Тогда если кто-то из сотрудников внезапно «выпадет из обоймы», другие смогут быстро войти в курс дела. Обяжите своих подчиненных ежедневно записывать результаты своей работы: кто куда звонил или ездил, о чем договорились, все замечания и впечатления от клиентов и другую нужную информацию. Иначе при неразберихе все явятся с вопросами к вам.

8 Введите принцип проектов

Если вы разобьете деятельность предприятия на ряд самостоятельных проектов, то это тоже может заметно снизить вашу нагрузку. Над проектами обычно работает коллектив сотрудников. Хотя они не всегда могут друг друга заменить, но в случае отсутствия одного из участников проекта работа обычно не останавливается.

9 Продумайте организационную структуру фирмы

При правильной организации работы ваше личное участие может свестись к необходимому минимуму. Если сотрудники четко знают, к кому в каких случаях они должны обращаться, ваша нагрузка заметно снижается. Все второстепенные дела идут своим чередом, а вы не отвлекаетесь от дел, которые можете решить только вы.

10 Не забывайте про мотивацию

Если ваши сотрудники будут работать вяло, то успешно делегировать им вам ничего и никогда не удастся. Умейте заинтересовать подчиненных в выполнении порученных им дел! Для одних более важной будет материальная мотивация, для других – сознание собственной ответственности и значимости, для третьих – и то и другое. Изучив сотрудников, вы сможете определять подход к каждому из них. Тогда они и работать будут с удовольствием, и вы будете уверены в благоприятном исходе дела.