Как правильно заверить копию документа

Как без ошибок заверить дубликаты и чем нужно руководствоваться.

Некоторые организации вместо оригиналов документов запрашивают официальные копии, заверенные по действующему законодательству.

Как заверить

Иногда оригиналы теряются. Проблему решает копия с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство. Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении.

Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде.

Тогда уполномоченный сотрудник:

• делает копию приказа о приёме на работу; 
• копию трудовой книжки; 
• копию приказа об увольнении или другого документа; 
• заверяет по правилам; 
• передаёт работнику лично в руки.

Если наёмный сотрудник хочет получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, Социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, ему нужно обратиться в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом.

Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг.

Индивидуальный предприниматель

Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя (ИП) обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчёты.

В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании.

Аналогичным образом следует поступить и с документацией для участия в тендерных закупках по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. Если ИП или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить.

Что должно быть на копиях:

• штамп или надпись «Верно»;
• ФИО предпринимателя; 
• подпись, инициалы, должность заверяющего лица; 
• дата и печать ИП.

Юридическое лицо

Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объёма бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».

Что должно быть на дубликатах:

• штамп «Копия верна» / «Верно» или надпись от руки;
• дата и печать компании;
• должность заверяющего лица;
• название компании;подпись и ФИО заверяющего.

Документ из нескольких страниц

Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придётся запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще: будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки.

Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания.

Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2–14 дней.

Законодательная база

Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых чётко прописаны требования.

Перечень нормативного:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» в редакции от 2018 года;
• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-Х от 08.04.83 в редакции от 2003 года;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»; 
• Налоговый кодекс РФ;
• Гражданский кодекс РФ; 
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

Кто должен заверять

Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле всё иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже.

Краткий список заверяемого нотариус:

паспорт;свидетельство о собственности;доверенность сделки за границей;свидетельство о праве на наследство;изменённые учредительные документы компаний.

Подтвердить подлинность других документов могут:

руководитель организации; менеджер; главный бухгалтер; начальник кадрового отдела; любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтверждённым правом на такие действия.

Обязательные знаки на документах

Существуют отметки о подлинности копии, разные для ИП, физических и юридических лиц. Отличаются и общие требования к дубликатам документов.

Физлицо может заверить документацию только у нотариуса или в бухгалтерии организации, сотрудником которой человек является. Если невозможно подтвердить подлинность дубликатов, тогда следует запрашивать оригиналы.

Юрлицо вправе выбирать, кем могут быть заверены бумаги. Первый, кто может проставить подписи и штампы — это руководитель компании. Важно, чтобы ФИО и должность директора фигурировали в графе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» в выписке из ЕГРЮЛ.

Другие уполномоченные лица — главбух, сотрудник отдела кадров, другой работник компании. Их назначение должно быть подтверждено приказами. Заверить документацию может и стороннее физлицо по нотариальной доверенности.

ИП заверяет документы лично, с помощью нанятого бухгалтера или у нотариуса. Необходимо, чтобы печать на дубликатах была с номером ОГРНИП. Если печати нет или печать без номера, то бизнесмену нужно предоставлять оригиналы документов или копии с подписью нотариуса.

Электронный документ и фотокопия

Фотокопию может заверить только человек, который подготовил её и внимательно сравнил с оригиналом. Если знаки и штампы проставит другое лицо, документ теряет юридическую силу.

Электронный документ заверяется УКЭП

Копию электронного документа надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которую вправе поставить сотрудник нотариальной конторы. Для этого достаточно лично передать нотариусу бумаги, файлы и показать свой паспорт для подтверждения личности.

Как избежать ошибок

Ошибки и опечатки в копиях документов — частое явление.

Поэтому следует:

• тщательно сверять оригиналы с дубликатами; 
• не вносить свежие данные после заверения;
• не наносить посторонние отметки на копии.

Чтобы ничего не упустить, лучше проверять заверенные копии на соответствие требованиям, прописанным в нормативных актах. Даже лишняя чёрточка или точка способны лишить бумаги юридической силы.